In den letzten zehn Jahren hat die Dominanz von Freiflächen in modernen Büros zugenommen und andere Arten der Raumorganisation verdrängt. Open Space verbessert zwar die Interaktion der Mitarbeiter und senkt die Immobilienkosten, erschwert jedoch auch die Konzentration auf die Arbeit, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt und letztendlich die Vorteile überwiegen kann.
Natürlich sollte praktisch jedes Büro offene Kommunikationsbereiche haben, die die Häufigkeit und Effizienz der Mitarbeiterinteraktionen erhöhen und die Wahrscheinlichkeit von Innovationen erhöhen. Solche Bereiche verursachen jedoch visuelle und Geräuschstörungen in offenen Räumen, die die Konzentration beeinträchtigen, und Arbeiten, die Konzentration erfordern, sind ebenso wichtig wie Teamarbeit. Daher lohnt es sich herauszufinden, was genau die Konzentration beeinflusst, wie Sie einen Verlust vermeiden können und wie Sie offene Bereiche kompetent mit Bereichen für fokussiertes Arbeiten kombinieren können.
Jeder kennt das Problem des Lärms und des Konzentrationsverlusts im offenen Raum, aber leider sind nur wenige ernsthaft mit diesem Problem befasst. Vielleicht unterschätzen wir seine Bedeutung, weil der Ton nicht zu sehen ist. Wenn beispielsweise im Büro ein Leck auftrat, wenn auch kein sehr schwerwiegendes, würde das zuständige Personal sofort damit beginnen, es zu beheben. Geräuschlecks können für die Büroarbeit genauso schädlich sein, aber aus irgendeinem Grund ignorieren wir dieses Problem im Gegensatz zu einem nassen Teppich leicht.
Laut Haworth Research Center verlieren Mitarbeiter durchschnittlich 28% ihrer Arbeitszeit aufgrund von Ablenkungen im Büro. Infolgedessen müssen sie ihren Arbeitstag früh beginnen oder spät bleiben, um alle Aufgaben zu erledigen, die Ruhe und Konzentration erfordern. Dieses Problem ist alles andere als neu. Büroangestellte brauchen oft Orte, an denen sie sich zurückziehen und konzentrieren können, und leider wird dieser Faktor in offenen Arbeitsbereichen am wenigsten berücksichtigt. Laut Statistiken aus der Studie glaubt mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter, dass es schwierig ist, sich in ihrem Büro zu konzentrieren, weshalb sie viel Zeit verschwenden.
Zusätzlich zu der visuellen Unordnung und Lärmbelastung, mit der Mitarbeiter in Großraumbüros konfrontiert sind, werden sie mit Ablenkungen wie E-Mails, summenden Smartphones und Popup-Nachrichten bombardiert. Ein Überschuss an Informationen aus der kontinuierlichen Mobil- und Internetkommunikation "lähmt" sie und lässt weniger Zeit, sich auf ihre Arbeit und nicht standardmäßige Problemlösungen zu konzentrieren. Das menschliche Gehirn funktioniert genauso wie vor tausend Jahren, aber jetzt haben wir alle diese Technologien und unsere Biologie hat mit ihrer Entwicklung nicht Schritt gehalten. Informationsüberflutung wurde schnell zu einem großen negativen Trend auf dem Humankapitalmarkt.
Konzentrationsverlust
Während der Arbeit an einer Aufgabe kann sich eine Person so konzentrieren, dass sie nur die Informationen wahrnimmt, die sie für wichtig hält, und alles andere ignoriert. Dies ist eine erstaunliche Fähigkeit des menschlichen Gehirns. Wenn jedoch mehrere Ablenkungen auftreten, verlagert sich die Aufmerksamkeit häufig von der eigentlichen Aufgabe auf die weniger wichtige.
Es ist wichtig zu beachten, dass Ablenkungen in zwei Arten unterteilt werden können: interne und externe. Laut der Studie dauert es durchschnittlich 23 Minuten, bis sich die Mitarbeiter neu konzentrieren und zur Arbeit zurückkehren, unterbrochen von externen Ablenkungen. Interessanterweise konzentrieren sie sich dabei auf mindestens zwei andere Aufgaben, bevor sie zu der zurückkehren, die sie zuvor erledigt haben.
Interne Faktoren sind in der Regel persönliche Gedanken oder Erfahrungen, die nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen, z. B. was man zum Mittagessen isst oder welche Dinge für den Abend übrig bleiben. Wie sich herausstellte, ist die Rückkehr zur Arbeit, abgelenkt von internen Faktoren, etwas schwieriger und dauert etwa 30 bis 35 Minuten. Daher verbringen wir eine Menge kognitiver Anstrengungen damit, unsere eigenen ablenkenden Gedanken zu kontrollieren. Daher ist es so wichtig, die Auswirkungen externer Faktoren zu minimieren. Denn je mehr Anstrengungen erforderlich sind, um mit externen Faktoren umzugehen, desto häufiger wird eine Person abgelenkt und desto mehr Zeit wird verschwendet.
Je mehr Multitasking, desto geringer die Effizienz
Das menschliche Gehirn ist nicht in der Lage, Informationen auf die gleiche Weise zu verarbeiten wie ein Computer, der mehrere Prozesse gleichzeitig ausführen kann. Menschen neigen dazu, mehr in einer Abfolge von Handlungen zu sein. Wenn wir versuchen, zwei oder mehr Aufgaben zu erledigen, haben wir oft das Gefühl, dass wir alles auf einmal erledigen. In Wirklichkeit verschwenden wir beim Wechseln zwischen Aufgaben viel Zeit. Je länger sie erledigt sind, desto mehr verlieren wir die Konzentration und desto mehr Fehler machen wir. Viele bezeichnen Multitasking sogar als eine andere Form der Ablenkung, da mehrere Aufgaben dazu neigen, die Aufmerksamkeit zwischen ihnen abzulenken.
Zum Beispiel haben wir die Aufgabe, mehrere Gläser aus einer Flasche Wasser zu füllen. Wir können sie nicht gleichzeitig füllen, also füllen wir sie entweder einzeln oder nach und nach und kehren immer wieder zu leeren Gläsern zurück. Im ersten Fall werden wir natürlich schneller und effizienter zurechtkommen, während im zweiten Fall der Prozess länger dauert, während wir mehr Wasser an den Gläsern vorbei gießen können. Und je mehr Gläser, desto länger dauert dieser Vorgang und desto mehr Wasser wird verschüttet.
Technologie kann beim Multitasking besonders herausfordernd sein, da wir uns bei all den Ablenkungen darauf vorbereiten, abgelenkt zu werden, und die meisten Menschen mit Multitasking einfach nicht gut umgehen. Indem wir uns auf eine Aktivität konzentrieren, arbeiten wir produktiver. Besonders im "Flow" -Zustand.
Geh in den Strom
Flow ist ein Konzept in der Psychologie, das der ungarische Psychologe Mihai Csikszentmihalyi in den 1970er Jahren entwickelt hat. Dieser Begriff bezieht sich auf einen mentalen Zustand, in dem eine Person voll in eine bestimmte Aktivität involviert ist, motiviert, voller Energie und oft den Überblick über die Zeit verliert. Auf diese Weise arbeitet er nicht nur produktiver, sondern auch kreativer.
Externe Ablenkungen können den Fokus beeinträchtigen, haben jedoch nur geringe oder keine Auswirkungen auf diejenigen im "Flow" -Zustand. Zum Beispiel kann Musik im Büro von einem als Ablenkung wahrgenommen und von einem anderen fast unbemerkt wahrgenommen werden, obwohl beide auf dieselbe Aufgabe ausgerichtet sind. Dies kann bedeuten, dass der zweite bereits in den Zustand "Flow" eingetreten ist, während der andere nur versucht, dies zu tun, aber externe Faktoren stören ihn.
Auf der anderen Seite müssen externe Reize keine Ablenkungen sein, sondern können im Gegenteil nützlich sein, um die Arbeit zu erledigen. Manchmal ist es notwendig, die äußere Situation und die Umwelt zu verstehen und zu bewerten. Dieses Situationsbewusstsein kann für bestimmte Aktivitäten nützlich sein. Zum Beispiel ist eine Person beim Fahren fokussiert, während sie verschiedene Situationsfaktoren bewerten muss: die Straße, Ampeln, andere Verkehrsteilnehmer.
Produktive Büroarbeit erfordert sowohl Situationsbewusstsein als auch den Eintritt in einen „fließenden“Zustand. Leider ist es nicht möglich, gleichzeitig in beiden Staaten zu sein. Daher müssen die Mitarbeiter unter Berücksichtigung der aktuellen Aufgaben, Umstände sowie interner und externer Faktoren zwischen ihnen wechseln. Und die Büroräume sollten die Arbeit in jedem dieser Staaten unterstützen.
Gestaltung des Konzentrationsarbeitsbereichs
Ablenkungen werden nicht verschwinden, aber Büroräume sollten die Arbeit fokussieren, anstatt neue Hindernisse für die Erreichung eines „fließenden“Zustands zu schaffen.
Die Arbeitsbedürfnisse der Mitarbeiter ändern sich im Laufe des Tages je nach Aufgabe. Beispielsweise müssen Sie zuerst Ihre E-Mails sortieren, mehrere Anrufe tätigen, sich dann auf ein Meeting vorbereiten, Aufgaben mit Kollegen besprechen und dann ein kommerzielles Angebot erstellen. Nur mit einem integrierten Designansatz können Sie einen Raum schaffen, der für alle aufgeführten Aktivitäten geeignet ist.
Dieser ganzheitliche Ansatz zur Organisation von Büroräumen umfasst fünf Prinzipien: Vielfalt, Auswahl, Kontrolle, Anerkennung und Wiederauffüllung.
Vielfalt. Wählen Sie nicht zwischen offenen und privaten Bereichen, sondern stellen Sie den Mitarbeitern beides zur Verfügung und geben Sie ihnen die Möglichkeit, für jede Aufgabe den geeigneten Raum auszuwählen. Arbeiten, die Konzentration erfordern, können in jedem Bereich ausgeführt werden: Jemand fühlt sich in einem offenen Raum wohler, wenn ein Büro summt, während jemand an einem abgelegenen Ort völlige Stille benötigt. Hauptsache, beide Raumtypen werden im Büro präsentiert.
Wahl. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter entscheiden, wo, wie und wann sie ihre Arbeit erledigen. Und sie selbst werden in der Lage sein, die Bedingungen zu finden, unter denen sie am produktivsten sind.
Die Kontrolle. Geben Sie den Mitarbeitern die Kontrolle über ihren Arbeitsplatz. Wenn Sie alles für sie entscheiden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich mit ihren Vorlieben verwechseln. Durch die Entscheidung, Lärmstörungen zwischen Mitarbeitern zu beseitigen und sie von öffentlichen Bereichen zu isolieren, können Unternehmen beispielsweise die Interaktion von Kollegen erheblich beeinträchtigen. Geben Sie den Mitarbeitern stattdessen die Möglichkeit, die Privatsphäre ihres Arbeitsplatzes, die Häufigkeit der Interaktion mit Kollegen sowie das Zubehörset, das Lichtniveau, die Temperatur usw. zu regeln. Die bloße Erkenntnis, dass sie ihren Arbeitsbereich kontrollieren können, kann einige der negativen Auswirkungen von Ablenkungen ausgleichen.
Anerkennung. Es sollte einfach sein, von Punkt A nach Punkt B und dann nach Punkt C zu gelangen. Klare und einfache Layouts ermöglichen es den Menschen, schnell im Raum zu navigieren und unangenehme Situationen und Zeitverschwendung zu vermeiden. Ein wirklich verständliches Layout ermöglicht es einem Mitarbeiter, sich eine Karte des Büros vorzustellen, Kollegen darin zu finden und den Zweck jeder Zone intuitiv zu verstehen. Wenn Sie Funktionsbereiche klar abgrenzen, überlasten Sie die kognitiven Prozesse der Mitarbeiter nicht mit unnötigen Gedanken, und sie sind sofort bereit, ihre Energie auf die Erledigung von Aufgaben zu richten, anstatt zu versuchen, im Raum zu navigieren.
Wiederauffüllung der Kräfte. Geben Sie den Mitarbeitern Zeit und Raum für Pausen. Wenn wir uns lange auf die Arbeit konzentrieren, wird viel Energie verbraucht und der Körper wird schneller müde. Unser Gehirn macht wirklich erstaunliche Dinge, indem es uns ermöglicht, uns lange auf etwas zu konzentrieren, ohne auf Ablenkungen zu achten. Daher ist ein "Aufladen" nach einer solchen Aktivität einfach notwendig. Eine Möglichkeit, Ihre Energie wieder aufzuladen, besteht darin, die Aussicht aus dem Fenster zu genießen, während Sie eine kurze Pause von der Arbeit einlegen. Jedes Unternehmen sollte diese Gelegenheit bieten. Sie können auch den ganzen Tag über kurze Pausen einlegen, um einen Snack zu sich zu nehmen oder mit Kollegen in informellen Bereichen zu plaudern. Ein oder zwei längere Pausen, z. B. ins Fitnessstudio gehen oder außerhalb des Büros gehen, können den notwendigen Energieschub für eine längere Arbeitssitzung liefern. Es ist wichtig, den Mitarbeitern diese Optionen zur Verfügung zu stellen, damit sie immer motiviert sind, konzentriert zu arbeiten.
Das Problem der Konzentration in russischen Büros
Denis Chernichkin, Direktor von Haworth Business Interiors, gab seine Kommentare zu dieser Studie ab und korrelierte sie mit den russischen Realitäten.
„Das Problem der Konzentration auf Freiflächen in Russland ist nicht weniger dringend als im Westen. Ich würde sogar sagen, dass das Problem noch akuter ist. Tatsache ist, dass beispielsweise amerikanische Unternehmen zum größten Teil sehr vorsichtig auf Freiflächen umziehen und diese nur für bestimmte Abteilungen oder Zonen nutzen. In russischen Büros ist dieser Übergang schärfer und unkomplizierter geworden, ohne die Besonderheiten der Aktivitäten der Mitarbeiter und ihren Arbeitsstil zu berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es häufig in zahlreichen Reihen monotoner "Bänke" praktisch keinerlei Abgrenzungen oder akustische Barrieren. Warum Lärm und andere Ablenkungen kritische Werte erreichen. Dies wird durch unsere Untersuchungen zur Ideenfindung in russischen Büros bestätigt, wodurch wir ständig die Bestätigung erhalten, dass in fast jedem Unternehmen die Hauptbeschwerde der Mitarbeiter die mangelnde Privatsphäre und Konzentrationsschwäche ist.
Damit sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren können, sollte der Arbeitsbereich klar definierte Bereiche für Team-, Einzel- und gezielte Arbeit bieten. Diese Zonen sollten nicht miteinander konkurrieren, sondern sich ergänzen. Eine größere Vielfalt und Verfügbarkeit dieses oder jenes Raums ermöglicht es den Mitarbeitern, die für die aktuelle Aufgabe am besten geeignete Umgebung zu nutzen, Nachbarn nicht abzulenken und die langweilige Monotonie der Wiederholung offener Raumreihen zu verringern, wodurch der akustische Komfort verbessert wird.
Und natürlich ist es äußerst wichtig, die Mitarbeiter in der richtigen Raumnutzung zu schulen. Es ist notwendig, die Menschen von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubeziehen, da es viel einfacher ist, Ideen umzusetzen, die durch die Kommunikation mit Kollegen erhalten wurden, und andere nicht aufzuzwingen. Unternehmen müssen neues Verhalten durch eine gut artikulierte Veränderungsstrategie, Kommunikation und Schulung verstärken. In diesem Fall werden sie nicht auf Widerstand der Mitarbeiter stoßen, und die Wirksamkeit von Innovationen wird so hoch wie möglich sein. Basierend auf Haworth Research
