In letzter Zeit werden die Konzepte des agilen und aktivitätsbasierten Arbeitens immer beliebter, und viele Unternehmen erwägen bereits die Möglichkeit, sie in ihrem Büro umzusetzen, haben jedoch gewisse Schwierigkeiten. Das Management ist häufig nicht in der Lage, solche Änderungen vorzunehmen, da es befürchtet, dass die Mitarbeiter unzufrieden sind und ihre Produktivität sinkt.
Denis Chernichkin, Direktor von Haworth Business Interiors, erklärte uns, warum eine Änderung des Konzepts eines Bürointerieurs die Arbeit des Unternehmens negativ beeinflussen kann und was berücksichtigt werden muss, um den Raum so effizient wie möglich zu organisieren.
Was sind die Hauptschwierigkeiten bei der Umsetzung von Projekten wie Agile und Activity Based Working?
- Nach diesen Konzepten eingerichtete Büros setzen zunächst das Vorhandensein vieler verschiedener Funktionsbereiche voraus, die ein Mitarbeiter je nach Aufgabe und Art der Tätigkeit nach eigenem Ermessen auswählen kann. Diese Vielfalt bietet eine solche Handlungsfreiheit bei der Planung eines Büros, dass die Verantwortlichen manchmal keine Ahnung haben, wo sie anfangen sollen, worauf sie sich konzentrieren sollen oder überhaupt nicht über wesentliche Änderungen entscheiden, und wenn sie dies tun, können sie das nicht klar formulieren Aufgabe und erklären Sie den Architekten, welches Ergebnis erzielt werden muss. Normalerweise sind die Formulierungen zu abstrakt und basieren eher auf Gefühlen und Trends als auf konkreten Fakten und Statistiken. Diese Wünsche sind weit entfernt von einer sinnvollen, strukturierten und qualitativ hochwertigen technischen Aufgabe, die die Anforderungen an einen effizienten Raum heute und in einer Entfernung von drei bis fünf Jahren für ein bestimmtes Unternehmen widerspiegelt. Das Ergebnis kann sich als unangemessen für die Erwartungen des Kunden herausstellen.
Oft beginnen Unternehmen, die nicht genau verstehen, was sie erhalten möchten, die Ideen bestehender Büros zu kopieren, ohne sich an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen, und implementieren sie in einem völlig anderen Raum, unter anderen Bedingungen, in anderen Teams, die grundsätzlich nicht bereit sind, solche zu akzeptieren Konzepte. Dies führt zu einer deutlichen Verringerung der Produktivität.
Trotz der Tatsache, dass diese Schwierigkeiten dem Übergang zu den Konzepten des agilen und aktivitätsbasierten Arbeitens inhärenter sind, können sie bei der Schaffung eines beliebigen Raums auftreten. Natürlich ist es einfacher, ein Standardbüro für offene Räume zu schaffen, in dem häufig Lösungen des gleichen Typs verwendet werden, aber auch in solchen Fällen treten Schwierigkeiten bei der Formulierung der Anforderungen an effektiven Raum auf.
Wie definieren Sie effektive Büroflächen?
- Dies ist ein Raum, der Menschen zusammenbringt und wo sie am produktivsten und effizientesten sind. Dies ist die Umgebung, in der Arbeitsteams oder einzelne Spezialisten ihr Potenzial maximieren können, wenn der umgebende Raum sie nicht behindert, sondern hilft. Und da jedes Team und jeder Spezialist individuelle Merkmale aufweist, ist der effektive Raum für jede einzelne Organisation einzigartig. Es gibt kein einzelnes Szenario oder keine richtige Antwort, da vieles von den Zielen des Unternehmens abhängt. Für einige ist es derzeit wichtig, die Kosten zu senken, die Quadratmeter pro Person zu reduzieren, für andere - um ein neues Produkt zu entwickeln oder eine neue Technologie für jemanden auf den Markt zu bringen - um die Kundenzufriedenheit und die Servicequalität zu steigern. Manchmal stehen diese Aufgaben in Konflikt. Daher muss jedes Unternehmen bestimmen, was seine Ziele sind, welche Erfolgskriterien es gibt und wie es erreicht werden kann und wie der Raum bei der Erfüllung dieser Aufgaben helfen kann.
Ich würde vorschlagen, zunächst einen sehr wichtigen Parameter zu identifizieren - die Organisationskultur. Sie unterscheidet die Unternehmen voneinander. Dies ist ein äußerst wichtiges Merkmal, das in unserem Markt häufig unterschätzt wird, obwohl seine Bedeutung in der Welt seit langem anerkannt ist. Wenn Sie die Kultur Ihres Unternehmens kennen und verstehen, können Sie leichter feststellen, welchen Platz es benötigt.
Wie kann Kultur mit Raum in Beziehung gesetzt werden?
- Kultur beeinflusst buchstäblich alle Aspekte der Aktivitäten eines Unternehmens, einschließlich Management, Geschäftsprozesse, erstellte Produkte, Anziehung und Bindung von Mitarbeitern, Entscheidungssystem, Reputation und vieles mehr. Es schafft ein Gefühl der Sicherheit, des Engagements für das Unternehmen und beeinflusst die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter. Daher wird es oft als vollwertiges und sehr wichtiges Kapital der Organisation angesehen.
Normalerweise ist Kultur in einem Unternehmen mit formalen Dingen verbunden, wie Unternehmenswerten, Arbeitsstandards, Verhaltenskodizes - den sogenannten sichtbaren Faktoren. Es gibt aber auch unsichtbare Faktoren, die die unausgesprochenen Regeln und Gewohnheiten der Menschen bestimmen. In diesem Bereich spielt auch der Arbeitsbereich eine wichtige Rolle, einschließlich Architektur, Innenausstattung und Möbellösungen. Das heißt, der Arbeitsbereich ist ein wichtiger Bestandteil der Organisationskultur und muss diesem entsprechen. Es ist wie ein Puzzleteil aus einem anderen Set - es passt nicht nur nicht zu den benachbarten Elementen, sondern ruiniert das gesamte Bild insgesamt. Mit dem Raum ist es genauso. In vielerlei Hinsicht beeinflusst es die Art und Weise, wie ein Mitarbeiter arbeitet. Wenn der Raum nicht zur aktuellen Kultur passt, arbeiten die Menschen gegen die Werte des Unternehmens.
Es stellt sich heraus, dass ein Mitarbeiter, der sich deutlich von dem vorherigen unterscheidet, anders arbeitet, wenn Sie ihn von einem Büro in ein anderes verlegen
- Bestimmt. Natürlich wird diese Änderung nicht immer so auffällig sein, aber der Punkt ist, dass die Art des Raums, die darin verfügbaren Funktionen und die Organisationskultur im Allgemeinen bestimmen, wie eine Person Aufgaben angeht, mit Kollegen interagiert und Entscheidungen trifft. Selbst wenn wir normalerweise nicht darüber nachdenken, ist der Einfluss der Kultur auf unser Verhalten wirklich groß. Es lohnt sich, den Ort zu wechseln, und wir verhalten uns bereits unbewusst anders.
Ich mag das Sprichwort von Winston Churchill: "Zuerst definieren wir die Form unserer Gebäude, und dann bestimmen unsere Gebäude die Form unseres Verhaltens." Und tatsächlich ist es das auch. Nehmen wir zum Vergleich das Verhalten von Personen außerhalb des Büros - in einem teuren Restaurant und in einer normalen Kneipe. Im ersten Fall versuchen wir, das Niveau zu erreichen - einen formalen Kleidungsstil, einen ruhigen Ton, oft ein Gespräch über intellektuelle Themen. Aber stellen Sie sich vor, wir sind in einer Kneipe - unser Verhalten wird freier und informeller sein. Das gleiche passiert in Büros - der Raum wirkt sich direkt auf das Verhalten und den Arbeitsstil der Mitarbeiter aus.
Was ist, wenn Mitarbeiter den Raum, in dem sie arbeiten, nicht mögen? Wie wird sich das auf sie auswirken?
- Dies ist eine äußerst wichtige Frage. Die Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit Büroräumen, bei denen es beispielsweise unmöglich ist, einen komfortablen Funktionsbereich zu finden, der für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist, oder bei dem es viele störende Ablenkungen gibt, führt zu einem erheblichen negativen Effekt. Leider können Mitarbeiter den vorhandenen Raum nicht selbst verändern. Diese Autorität liegt auf den Schultern der Fachleute, die für die Schaffung des Bürointerieurs verantwortlich sind und die kulturellen Merkmale der Organisation berücksichtigen müssen, um ein möglichst komfortables Umfeld zu schaffen. Darüber hinaus gibt es aufgrund der unterschiedlichen Arten von Aktivitäten von Abteilungen innerhalb einer Organisation sogenannte Subkulturen, die auch bei der Gestaltung berücksichtigt werden müssen.
Wir alle wissen, dass die Architektur verschiedener Länder und Städte unterschiedlich ist, kulturelle Merkmale widerspiegelt und eine einzigartige Atmosphäre schafft. Im Büro ist alles gleich - das Design und die Architektur der Büroräume sollten die Individualität der Organisation und ihrer Abteilungen widerspiegeln.
Wie können Sie Ihre Organisationskultur definieren und verstehen, welcher Raum am besten dazu passt?
- Es ist eigentlich ganz einfach. Es gibt eine Klassifizierung, die auf 25 Jahren Forschung der Professoren Cameron und Quinn der University of Michigan basiert und "Competing Values" heißt. Wissenschaftler haben vier dominierende Werte in Unternehmen identifiziert: Kooperation, Rivalität, Schaffung und Kontrolle. Jeder Wert ist mit einer Reihe von Merkmalen des Arbeitsbereichs verknüpft, die seine Unterstützung maximieren. Übrigens wurde dieses Modell von vielen Experten als sehr effektiv anerkannt und laut Financial Times-Rating in die Top 50 der besten Business-Tools der Geschichte aufgenommen.
Schauen wir uns zum Beispiel Unternehmen an, bei denen der Kontrollwert dominiert. Für diese Organisationen besteht der Schlüssel darin, die Arbeit „richtig“zu machen. Sie zeichnen sich durch eine klare Organisationsstruktur, Hierarchie, strenge Kontrolle, eine Fülle von Protokollen und Verfahren sowie eine formelle Interaktion der Mitarbeiter aus. Meist handelt es sich dabei um große bürokratische Unternehmen und Regierungsbehörden sowie Finanz- und Rechtsabteilungen. Der Raum sollte in diesem Fall durch eine geordnete, verständliche Anordnung der Arbeitsplätze gekennzeichnet sein, Hierarchie und Status beibehalten, mit hohen Trennwänden und speziell ausgewiesenen Bereichen für die Interaktion ausgestattet sein, statt durch separate Besprechungsräume. Die Arbeitsplätze sind in der Regel isoliert und in unmittelbarer Nähe des Chefs streng in Abteilungen unterteilt. Im Innenraum werden häufig konservative Farben verwendet.
Nehmen wir zum Vergleich den entgegengesetzten Wert "Schöpfung". Unternehmen, die von diesem Wert dominiert werden, zeichnen sich durch den Wunsch aus, zuerst ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen. Sie konzentrieren sich auf Innovation, auf Out-of-the-Box-Denken, auf den Wunsch, durch neue Entwicklungen und eine schnellere Markteinführung führend zu werden ein einzigartiges Angebot. Dieser Typ wird häufig mit IT-Unternehmen sowie kreativen Marketingagenturen in Verbindung gebracht. Tatsächlich hat jedoch fast jedes Unternehmen, das sein eigenes Produkt herstellt, diesen Wert, insbesondere wenn es in seiner Branche eine führende Position einnimmt. Für solche Unternehmen ist es äußerst wichtig, jederzeit Gruppendiskussionen, Brainstorming und Besprechungen abhalten und ihre Ideen informell mit Kollegen teilen zu können. Daher erfordert diese Art der Organisation viele verschiedene Orte für individuell fokussierte Arbeit sowie für kollektive Interaktion und spontane Besprechungen, große Flächen für die visuelle Darstellung von Informationen, geräumigere Räume mit einer guten Perspektive, da sie die Vorstellungskraft fördert, komplexer und komplexer organisches Layout, mangelnde Einheitlichkeit in Design und Wiederholung, inspirierende Innenraumlösungen, weniger Einschränkungen und mehr Freiheit und viele verschiedene Bereiche für Kreativität mit guter Akustik, weil Der kreative Prozess wird sehr leicht zerstört.
Das Wichtigste ist jedoch, dass jedes Unternehmen immer alle vier Werte kombiniert. In der Regel dominieren zwei von ihnen, aber in jedem Fall ist die Organisationskultur jedes Unternehmens eine einzigartige Kombination all dieser Werte, die in bestimmten Anteilen vorhanden sind. Daher können Sie keine Unternehmen mit derselben Kultur finden. Wenn Sie Ihre eigene Organisationskultur kennen und die Ausgewogenheit der Schlüsselwerte verstehen, können Sie sich ein klares Bild davon machen, welcher Platz für die einzelnen Abteilungen und das gesamte Unternehmen benötigt wird.
Wie genau können Sie die Kultur in einem Unternehmen identifizieren?
- Für eine klare Diagnose der Organisationskultur des Unternehmens und seiner Unternehmensbereiche ist ein umfassender wissenschaftlicher Ansatz erforderlich. Wir bei HAWORTH haben unsere eigene patentierte CultureLENS ™ -Methode für diese Art von Forschung. Dank der Computertechnologie können alle Mitarbeiter an dieser Studie teilnehmen und Fragen aus der Ferne beantworten, um die aktuelle Organisationskultur zu analysieren. Top-Manager beantworten zusätzliche Fragen, um die bevorzugte Organisationskultur zu bestimmen, die sie in 2-3 Jahren in ihrem Unternehmen sehen möchten. Alle Antworten werden von einem Computer verarbeitet, sodass Büroflächenexperten und Strategen individuelle Schlussfolgerungen und Empfehlungen für den Kunden erstellen können. Wenn Sie beispielsweise aktuelle und bevorzugte Kulturen vergleichen, können Sie besser verstehen, in welche Richtung Sie sich bewegen müssen und welche Änderungen in den Büroräumen vorgenommen werden müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, ohne dass die Mitarbeiter dies ablehnen und Widerstand leisten.
Verstehe ich richtig, dass die Ergebnisse des Studiums der Organisationskultur die Grundlage für das Mandat zur Gestaltung des Büros bilden? Müssen Kunden etwas anderes bereitstellen?
- Ja, das Ergebnis der Studie ist ein detaillierter Bericht, bei dem es sich um einen Entwurfsauftrag handelt, eine detaillierte Leistungsbeschreibung für die Schaffung eines zukünftigen Büros mit Beispielen für räumliche Lösungen, die die bevorzugte Organisationskultur des untersuchten Unternehmens unterstützen. Aber ich habe nur über ein Werkzeug gesprochen, wenn auch ein grundlegendes. Neben der Organisationskultur ist es wichtig, andere individuelle Merkmale der Organisation zu verstehen - bestehende Arbeitsstile, Arten der Interaktion zwischen Abteilungen und Mitarbeitern, Statistiken über die Nutzung von Arbeitsplätzen und gemeinsamen Orten, persönliche Zufriedenheit mit dem aktuellen Arbeitsbereich usw. Es gibt zusätzliche Untersuchungen, die Unternehmen dabei helfen, all diese Merkmale zu identifizieren.
Abschließend möchte ich noch einmal betonen, dass jedes Unternehmen bei der Planung eines neuen Büros oder bei der Durchführung von Renovierungsarbeiten in einem bestehenden Büro sich selbst und seine Bedürfnisse sorgfältig analysieren muss. Möglicherweise muss diese Organisation nicht zu Agile oder Activity Based Working wechseln. Niemand hat die Aufgabe, der Mode zu folgen oder im Trend zu sein. Unsere Aufgabe ist es, den richtigen Raum zu schaffen, der die Produktivität, Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter erhöht. Schließlich sind Menschen das wichtigste Kapital eines Unternehmens.
